Excel sigue siendo la herramienta más usada en cualquier oficina: presupuestos, listados de clientes, control de gastos, seguimiento de ventas o de horas. Y casi siempre se usa por debajo de sus posibilidades, copiando y pegando o sumando a mano lo que una fórmula haría en un segundo.
Las fórmulas imprescindibles
SUMA, PROMEDIO, MAX y MIN
Las básicas: =SUMA(B2:B50) suma un rango, =PROMEDIO(B2:B50) calcula la media, y =MAX() y =MIN() devuelven el valor más alto y el más bajo. Truco: selecciona una columna de números y mira la barra inferior de Excel, donde ves la suma y el promedio sin escribir nada.
SI: que Excel decida por ti
=SI(C2>=1000;"Revisar";"OK") escribe «Revisar» si el importe supera 1.000 € y «OK» si no. Sirve para marcar facturas vencidas, pedidos pendientes o alumnos aprobados. Se puede combinar con Y() y O() para poner varias condiciones a la vez.
BUSCARX: encontrar datos en otra tabla
Es la sustituta moderna de BUSCARV, y mucho más cómoda. =BUSCARX(A2;Clientes!A:A;Clientes!C:C) busca el código de cliente de la celda A2 en la hoja «Clientes» y devuelve su teléfono. Busca hacia la izquierda o hacia la derecha y no se rompe si insertas columnas. Si tu versión de Excel es antigua, usa BUSCARV.
CONTAR.SI y SUMAR.SI: contar y sumar con condiciones
=CONTAR.SI(D:D;"Pendiente") cuenta cuántos pedidos están pendientes. =SUMAR.SI(B:B;"Valencia";E:E) suma las ventas de Valencia. Sus versiones en plural, CONTAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI.CONJUNTO, admiten varias condiciones (por ejemplo, ventas de Valencia en octubre).
Fechas y textos
=HOY() devuelve la fecha del día, y restando dos fechas obtienes los días que han pasado (muy útil para saber cuánto lleva una factura sin cobrar). Para textos, =CONCAT() une nombre y apellidos, y =ESPACIOS() limpia los espacios sobrantes de datos copiados de otros programas.
Las tablas dinámicas, explicadas fácil
Si solo pudieras aprender una cosa de Excel, que sea esta. Una tabla dinámica resume miles de filas en segundos, sin escribir ni una fórmula: ventas por mes y comercial, gastos por categoría, horas por proyecto…
- Prepara los datos: una tabla con encabezados en la primera fila, sin filas ni columnas vacías en medio.
- Insértala: haz clic dentro de los datos y ve a Insertar › Tabla dinámica.
- Arrastra los campos: lo que quieres agrupar (por ejemplo, «Comercial») a Filas; lo que quieres comparar («Mes») a Columnas; y lo que quieres sumar («Importe») a Valores.
- Filtra y actualiza: añade filtros o segmentaciones y, cuando cambien los datos, pulsa Actualizar.
Con eso ya tienes un informe que antes costaba una mañana. A partir de ahí, un gráfico dinámico lo convierte en una imagen lista para una reunión.
Tres hábitos que evitan errores
- Convierte tus listados en tabla (Ctrl + T): las fórmulas y los formatos se amplían solos al añadir filas.
- No mezcles datos y resultados en la misma zona: una hoja para los datos y otra para los informes.
- Usa la validación de datos para crear listas desplegables y que nadie escriba «Vlc», «valencia» y «Valencia» en la misma columna.
Siguiente paso
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